自社で運営するカフェで、実際に使っている仕組みを紹介します
株式会社プリファードは、鎌倉でスペシャルティコーヒーの店「Slow Rush Coffee」を運営しています。シフト・発注・給与計算・日報は、自分たちで書いたソフトウェアで回しています。このページで紹介する仕組みは、どれも実際の店舗でスタッフが使い、月末の締めまで回してきたものです。
時間がかかっている業務
シフト表づくりが毎月ひと仕事になっている
希望はLINEと口頭でバラバラに届き、スプレッドシートで手作業に突き合わせている。
自店ではこう解いた
希望を1つのフォームに集め、そこからシフト案を自動で組む。
給与計算の検算が目視で、ミスがすり抜ける
時給の設定ミス、休憩不足、最低賃金割れを、人ごと日ごとに確かめる必要がある。
自店ではこう解いた
勤怠シートを独立に再計算し、差異と法令違反の候補を機械が指摘する。
発注の判断が店長の勘に依存している
分かっている人が休みの日は、発注が遅れるか、多すぎるかのどちらかになる。
自店ではこう解いた
前日の残数から発注点を割ったものを、毎朝Slackに出す。
日報は集まるが、誰も読み返していない
Googleフォームの回答がシートに溜まるだけで、後から見返されない。
自店ではこう解いた
日報の数字を、翌朝のアラートと月次の締めがそのまま使う形にする。
実際に動いているもの
モバイルオーダー
お客様がスマートフォンから注文する。Cloudflare Workers で内製し、鎌倉店で稼働中。
order.slowrush.jp
Slackで打刻
スタッフはSlackのボタンで出勤・退勤・休憩まで終わる。専用アプリも紙のタイムカードも要らない。
コマンド不要・ボタンだけ
日報・シフト希望・発注を1つのフォームに
Googleフォーム2本と発注表スプレッドシートを、1つの入口に置き換えた。
設問は18問 → 13問に削減
日次・週次・月次で自動実行
売上レポート・発注アラート・勤怠チェック・給与検算が時間で動く。誰かのPCが開いている必要はない。
GitHub Actions で実行
なぜ自分たちで店をやるのか
デモではよく見えるツールが、土曜の昼のピークでは使えない、ということがあります。使う人の両手がふさがっているからです。私たちは自分たちで店に立っているので、そうした場面に実際に出くわします。
そのため、お客様の店舗にご提案するものは、先に自分たちの店で使って確かめたものです。飲食店を客席側からしか見たことがない会社との違いは、この点にあります。
進め方
01
時間の出どころを見つける
誰が何をいつやっているかを伺います。たいていは1つか2つの作業が負担の大半を占めています。
02
まず1つだけ直す
1つの業務だけを仕組みにして、数週間使っていただきます。その間、他の業務には手をつけません。
03
定着したら広げる
忙しい週末を越えてスタッフが使い続けていたら、次の業務へ広げます。そうでなければ作り直します。